Captación y gestión de clientes
¿Se te escapan clientes entre correos y hojas de cálculo?
Ordenamos la captación, el seguimiento y la comunicación en un único sitio.
Se adapta a cómo vendes hoy · Aprovechamos las herramientas que ya tienes
Captar más no arregla lo que se pierde después.
A veces lo que falta no son oportunidades: es aprovechar mejor las que ya entran. Y si de verdad faltan, eso se trabaja aquí.
Puedes invertir en publicidad, trabajar el posicionamiento, recibir recomendaciones, tener formularios en tu web, atender llamadas y responder mensajes por WhatsApp. Y aun así perder clientes. No porque falten oportunidades, sino porque después de llegar no hay un proceso claro para gestionarlas.
Cada oportunidad tiene un coste. Si nadie responde a tiempo, si no se sabe quién la está gestionando o si el seguimiento depende de que alguien se acuerde de llamar, parte de esa inversión se pierde.
Llevar cien oportunidades más al mismo proceso no arregla el problema. Lo amplifica.
Señales
Así se pierde un cliente que ya era tuyo.
Si te reconoces en dos o más de estas, lo que tienes no es un problema de captación.
- Nadie responde a tiempo.
- Dos personas llaman al mismo contacto porque nadie sabe a quién le toca.
- Una solicitud se queda enterrada en el correo.
- Se envía un presupuesto y nadie vuelve a preguntar.
- El cliente escribe por otro canal y empieza otra conversación.
- Al cabo de una semana, nadie recuerda qué había que hacer.
Lo que tu equipo debería ver
Cada oportunidad debería tener un siguiente paso.
Cuando entra un contacto nuevo, esto tendría que estar a la vista sin preguntarle a nadie:
- Quién es.
- Qué necesita.
- De dónde viene.
- Cuándo contactó.
- Quién lo está atendiendo.
- En qué punto se encuentra.
- Qué se ha hablado.
- Qué se ha hecho ya.
- Qué queda pendiente.
- Cuándo hay que volver a contactar.
Sin buscar en correos y sin depender de la memoria de nadie.
Desde que entra una oportunidad hasta que se convierte en cliente, siempre tiene que estar claro qué ocurre después. Un contacto sin siguiente paso es un contacto que se va a enfriar.
El seguimiento es donde se pierden los clientes.
Casi nadie compra en el primer contacto. Unos necesitan información, otros una llamada, otros comparar y otros varios días para decidir. El problema aparece cuando ese tiempo queda sin gestionar.
Lo que se oye mientras tanto
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Día 1
Le llamamos mañana.
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Día 4
Creo que ya le escribió alguien.
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Semana 2
El presupuesto se lo enviamos la semana pasada.
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Y ya
No sé si llegó a responder.
El seguimiento no debería depender de acordarse. Tiene que formar parte del proceso.
Cómo vendes tú
Tu proceso comercial, no el de un CRM genérico.
Cada empresa vende de una manera distinta. Una necesita cinco estados y otra veinte, con sus datos, sus equipos y sus reglas.
No se trata de implantar otro CRM. Se trata de ordenar tu proceso comercial.
Y el proceso no termina en la última casilla del embudo. Lo que se recoge durante la captación —conversaciones, documentación, presupuestos, citas, historial— sigue sirviendo después, en lugar de desaparecer de un listado comercial para empezar de cero en otro sistema. Una relación con un cliente no termina con el sí: ahí empieza.
Medir
No midas cuántos contactos entran.
Mide qué ocurre con ellos después. Una fuente puede traer muchos contactos y pocos clientes; otra, menos y mejores. Cuando la captación y la gestión están conectadas se pueden responder preguntas mejores:
- ¿Qué canal trae oportunidades?
- ¿Cuáles terminan convirtiéndose?
- ¿Dónde se atascan?
- ¿Cuánto tardamos en responder?
- ¿Qué solicitudes se pierden?
- ¿Qué comerciales las están gestionando?
- ¿Qué equipos tienen más carga?
- ¿Qué campañas producen negocio real?
Cuando sabes dónde se atascan, sabes dónde invertir.
El cliente no espera a que decidáis de quién es.
Cuando hay varias personas atendiendo, aparece otro problema: quién se ocupa de cada solicitud, qué pasa cuando esa persona no responde y quién cubre las vacaciones.
Organizamos la asignación y el seguimiento según cómo trabaja tu empresa: por persona responsable, equipo, zona, servicio, especialidad, prioridad, disponibilidad, origen o tus propias reglas.
Y el seguimiento que no necesita a una persona se automatiza: confirmar que la solicitud ha llegado, avisar al responsable, crear la tarea, recordar la llamada, pedir la documentación, avisar de la cita, detectar una oportunidad parada o escalar la que lleva demasiado tiempo sin atender.
Automatizamos el proceso; las decisiones siguen donde deben estar.
No hace falta empezar de cero.
Los dos puntos de partida más habituales, y qué hacemos con cada uno.
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¿Ya usas un CRM?
No tienes por qué cambiarlo. El problema puede estar en la captación, en el seguimiento, en las comunicaciones, en las integraciones o simplemente en cómo está configurado. Primero miramos qué está fallando: si lo que tienes sirve, se aprovecha; si puede conectarse, se conecta; y si no da más de sí, planteamos la alternativa.
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¿Sigues con Excel?
Con diez contactos funciona perfectamente. El problema empieza cuando crecen los clientes, los canales, las personas que los atienden y los seguimientos, y la hoja acaba siendo el sistema de ventas de la empresa. Una hoja guarda información; no puede gestionar por ti lo que debe ocurrir después.
Más de 25 años en el sector y el mercado tecnológico.
Hemos trabajado con captación, publicidad, sistemas de gestión, comunicaciones y procesos comerciales. Eso enseña algo sencillo: conseguir una oportunidad y gestionarla son partes del mismo problema, y no sirve de nada llenar la entrada si el proceso pierde clientes por el camino. Por eso no empezamos preguntando qué CRM quieres, sino cómo entra hoy un cliente en tu empresa y qué ocurre desde ese momento.
Preguntas frecuentes.
Lo que más se pregunta antes de ordenar la captación.
Ya tenemos un CRM y el equipo no lo usa. ¿Eso se arregla?
¿Esto sirve si solo somos dos personas atendiendo clientes?
¿Hay que implantarlo todo de golpe?
¿Podemos seguir usando Excel para algunas cosas?
¿De quién son los datos de nuestros clientes?
¿Cuánto se tarda en tenerlo funcionando?
¿Cuántas oportunidades estás perdiendo sin saberlo?
Cuéntanos cómo llegan hoy tus clientes, quién los atiende, dónde guardáis la información, cómo hacéis el seguimiento y en qué parte del proceso empiezan los problemas. Respondemos en menos de 24h laborables.
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